办公效率提升解决方案

MFP 几乎存在于办公室的每一个角落,它不只是打印机和复印机。仔细想想,它是可同时转换纸质和电子文档的引擎。它能够推动三种极为常见且重要的工作流:

纸质到纸质 — MFP 的复印功能可将一个文档转换为多个文档。例如,允许您在面对面会议时分享信息,或创建重要文档的副本,以实现冗余。

数字到纸质 — MFP 的打印功能可将电子文档转换为纸质文档。许多人更愿意阅读纸质文档,而且,合同等文档需要以纸质文件形式进行存储。

纸质到数字 — MFP 的扫描功能可将纸质文档转换为数字文档。这种广受欢迎的工作流可简化纸质文件与电子工作流和应用程序的整合,并允许通过电子邮件即时共享信息。

复印和打印工作流的输出为纸质,该输出的用途也广为人知。可查看、共享或存储纸质文档。每个人都知道应该如何处理纸质文档。

但是,扫描工作流的输出为如何处理生成的文件带来更多不确定性。最常用的扫描文档输出格式为 PDF。虽然 PDF 文件处理方式的可能性多种多样,但在当今大多数企业里,一些普遍观念限制了用户的生产效率。

 

是什么原因妨碍组织将 PDF 软件作为每位办公室员工软件堆栈的标准组成部分 — 就像 Microsoft Office 一样?

成本 — Adobe 是 PDF 行业中的巨头。正因如此,该软件需要高额成本。价格 — 每位用户 — 高达 449 美元。成本为 Microsoft Office 2010 的双倍……可想而知,该成本已超出大多数组织的预算。

观念 — 由于每位用户均可使用免费 PDF 阅读器 — 仅提供查看、保存和有限的标记功能 — 用户没有意识到他们可对文档进行更多操作。用户认为 PDF 像是“电子版纸质文档”。

10% — 一些用户确实具备高级的 PDF 功能 — 这些用户往往包括营销专业人员和一些 IT 职员。许多组织依靠这些员工处理其他用户的 PDF 要求,如将 PDF 转换为其他格式。但这样并未有效利用高薪专业人员的时间 — 他们需要处理更重要的工作。

复杂性 — Adobe Acrobat 是为图形专业人员构建的工具。正因如此,该软件包括富媒体创作和数字出版工具等特性,通常会使普通员工感到困惑。他们认为“我可不会使用图形设计工具”。

但除了 Adobe,还有替代方案……该替代方案能够为每台计算机提供 PDF 软件,并且价格实惠,可谓是聪明决策。

 

 

 лобановский александр отзывыасессоры