“把脉”物流巨头,广东迅维OPS综合提案服务显效

国内物流行业的崛起虽然只是近几年的事,但以服务商务客户为主的”商贸物流”却早已伴随商业社会的进化,在更开放的平台上发展至今天的庞大规模。贸易货物漂洋过海飞越万里到达世界的另一端,其过程远比”淘宝包邮”复杂繁琐得多,幸而仰仗”现代物流”的信息化管理,才可确保这一流通过程顺利而高效。

某世界500强物流”巨头”就是这样一家推行物流信息化的行业佼佼者。如果你走进这家公司的办公区,必定会对员工办公桌上堆积如山的各种单据,还有打印传真室络绎不绝的繁忙场面留下深刻印象。在这里,合理、高效的文档信息流所起到的引导和整合作用被赋予了更高意义。”文档处理是现代物流最重要的日常工作之一,也是我们物流信息化改善的核心之一。”该公司IT负责人还表示,”广东迅维的OPS综合提案,帮助我们改善了工作流程,使得工作效率大幅提升,同时缓解了企业一部分成本压力,规避了信息泄露的风险,让我们的日常工作变得更加高效、有序。”


柯尼卡美能达OPS解决方案帮助用户实现高效智能型办公

智能归档取代人工,轻松提效60%

一套含订单、报关资料的客户单据大概10-20页,采用人工归档需要多久?答案是:8分钟!按照一天工作8小时计算,一个熟练员工不间断地整理资料、扫描、归档分类、重命名,一天最多也只能处理60套客户单据,而该公司全国范围每月8500套单据的归档工作量需要近200个工作日才能完成,中间还可能因为人工操作失误,比如重命名错误等延误工作进度,使工作效率大打折扣。

这对于追求高效的物流企业来说无疑是拖了后腿。于是,企业负责人提出,以”智能”化自动归档系统来取代传统的人工操作,希望凭借专业办公技术提高工作效率,避免人工出错,同时为员工腾出更多时间处理其它重要工作,提高企业的综合实力。

为此,广东迅维解决方案专家团队在实地考察了客户的办公环境后,开出了OPS综合提案服务的第一道”处方”——条形码分割系统解决方案,即Barcode Separator。

这是一套基于柯尼卡美能达多功能复合机OCR(光学字符识别)技术的解决方案,能够将扫描图像的文字或符号提取分层加以识别。专家团队发现,在物流公司每一套客户单据的首页,都有用于唯一识别的条形码信息。导入Barcode Separator系统之后,复合机通过输稿器执行自动批量扫描的过程时,每遇到有条形码的一页就会自动拆分出上一套文件,并且以扫描时设定的Tiff或PDF文件格式保存到指定的文件夹下,再根据提前设定的命名规则,将分割文件重命名。这就好比是流水线上的机械手,自动分拣配套的材料放置于不同的功能区,最后还贴心地换上标识,方便你识别。整个过程完全倚赖卓越的现代办公技术,简化了传统繁琐的工作流程,杜绝人工操作的失误,而且据测算,改善后每套单据处理过程仅花费3分钟,工作效率提升达到惊人的62.5%,而这一改善也直接反映在商贸客户满意度的提升上。

省下的每一分都是现金流

另一方面,大量的纸质传真占用了物流公司日常行政费用的不少开销,也是纸张浪费的源头之一。在这里,传真机犹如另一扇”业务窗口”,源源不断地接收来自世界各地的订单合同、报关资料。以往的工作流程是:传真机接收到一定数量的收信后,由人工派发给相应业务员,而发出的传真,有时也要排队打印、再行传送。”我们发现这样的工作流程会导致诸多问题,”柯尼卡美能达解决方案专家进行了举例,”比如首要的会导致纸张耗材的浪费,工作效率低,不能进行传真管理或实现移动传真,还可能导致机密情报的泄露等,也不符合物流信息化的发展需求。”

随后,广东迅维提出OPS综合提案服务中的另一套系统——Eastfax无纸化传真系统,针对这些”病症”对症下药。运用这套系统的好处是,每当传真机接收到外部传真时,系统就会自动识别内线号码,准确地将传真资料发送至收信人的邮箱,而外发传真也可以通过邮箱直接送信,Eastfax系统将自动搜索可发送的传真线,无需打印输出,也不必等待,如果发送失败系统还会自动再送信。传真将不再局限于文档形式,且都能被电子存档,这使得传真管理趋于简单化,完全脱离了传统传真收发流程的束缚。

目前,Eastfax无纸化传真系统已经帮助该企业每月节约传真输出达30000张,并且随着系统的深入运作而有增无减,”没想到以往看似无处可省的办公费用也可以减省下来。”该公司IT负责人欣喜地说。传真收发的电子化,也防止了因传真遗失而导致的信息安全隐患。

“我们对广东迅维的服务非常满意,他能够根据我们的具体需求配以个性化的解决方案,是值得信赖的合作伙伴。”运用”定制式”的OPS综合提案服务模式,广东迅维帮助该物流企业成功实现了效率提升、成本降低、提高准确性和安全性的四项综合改善需求,而每一项改善都意味客户能够在未来的市场竞争中继续强化竞争优势,获得更大的商业成功。

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