校园办公多面手

打印和复印学习资料是几乎每个师生都有过的经历,各大院校也通常会在图书馆或文印室放置复合机方便师生打印输出。目前,学校普遍会遇到以下两大棘手的问题:其一、学校对输出设备的使用管理较分散,不能实时监控操作系统状态,导致办公效率较低;其二、敞开式的输出环境常会发生错拿或漏拿文件的情况,使得输出成本居高不下,影响了最终科学地进行成本核算。上述情形也是成都某国际学校所面临的办公难题,因此,如何从效率上、成本上合理管理办公设备成为了该校的当务之急。

效率能手:导入PSES企业管理套件 文件输出井然有序


落户在学校文印室以及图书馆的柯尼卡美能达黑白多功能复合机bizhub 601

通过前期对该国际学校文档输出需求的精准分析,广东迅维为该校定制了产品加解决方案的高性价比套餐。两台崭新且配有解决方案软件的黑白多功能复合机bizhub 601分别落户在学校的图书馆和文件室;产品还搭载了PSES企业管理套件的几大软件管理模块:Net Care Device Manager, Authentication Manager, Account Manager以及My Print Manager,再结合AU-201 IC卡认证组件,以全面贴合用户实际需求的组合方式提供设备集中化管理、用户集中认证、文档输出成本统计分析以及”follow-me打印”等实用功能。

广东迅维解决方案软件完美解决了学校办公管理的分散和不可控的混乱状态:通过Net Care Device Manager功能模块,学校的IT管理者可以通过自己的电脑观察2台复合机的工作状态,系统还会设定自动提醒:耗材到达一定量数值,就会自动发出邮件给IT管理者提醒设备管理人员第一时间更换耗材,避免因设备停机而造成的工作延误。

Authentication Manager可对办公网络中所有使用者的认证信息进行管理,新用户只需被添加一次,就可同时使用2台复合机了。


Authentication Manager功能示意

“通过导入广东迅维的解决方案,我们现已实现了对办公输出设备的集中管理、并可远程查看设备运行状态、还可与AD服务器(账号服务器)实现同步认证,极大地提高了我们的办公效率,并且软件安装在服务器上也十分方便后期的维护。”该国际学校IT部主管如此感叹道。

节约能手:全面优化打印流程,成本可控、信息更安全

PSES企业管理套件中的Account Manager功能模块可以精确掌握每台设备上的输出情况,每个月系统都会将设备使用的数据报表自动发送到管理员的邮箱中,详细的报告让管理员对设备的使用情况有了更直观的了解。同时,这些数据报告也为下一季度的预算提供了真实的依据。

另外,My Print Manager中的”follow-me打印”功能也提高了该校文件输出的灵活性和安全性。一旦操作者将文档的打印指令发出,就可以从任意一台设备实现输出,师生们可以自主选择空闲的机器输出,再借助IC卡认证功能,只要利用手中的IC卡轻轻一刷,资料就会迅速从设备输出,不用担心错拿了别人的文件而遗漏自己的资料,打印之前还能确认文件的正确性,避免了不必要的输出错误也减少了纸张的浪费。

方案导入后,学校的办公环境得到了极大的改善。该学校一位负责办公解决方案的老师表示,”方案导入前,资料错拿、乱拿、排队等候输出、纸张浪费现象很严重,统计成本和印量比较麻烦。而在广东迅维解决方案导入后,以上混乱无序的现象大大减少,现在也不用手动输入用户名和密码,杜绝了输入错误,大大节省了师生们的时间。”

持续关注终端用户,把握客户需求是广东迅维对自身服务质量的不懈追求。以不断提升用户满意度为目标,广东迅维将继续推动创新技术与用户需求的结合,助力中国的教育事业的不断发展。此次与该国际学校的成功合作也是广东迅维在教育行业办公领域的另一经典案例,也为之赢得了”校园办公多面手”的赞誉。今后,广东迅维将继续积累在各个行业内深耕多年的成功经验,致力于为不同行业的客户提供最合适的商务解决方案。

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